保定市人民政府辦公廳
關于進一步做好地方志資料收集歸檔
工作的通知  

保政辦函﹝2016﹞88號

各縣（市、區）人民政府，開發區管委會，市政府各部門，有關單位：

做好資料收集、整理、歸檔、保存，是修志編鑒工作的基礎。雖然綜合年鑒年年編寫，但是由于志書編修為20年一輪，各單位歸檔保存的機關文書檔案一般10年才上交本級檔案管理部門，資料收集整理歸檔不全面、不及時，特別是機構撤并造成資料散失的問題時常存在，直接影響了修志編鑒工作的順利開展。為認真落實《全國地方志事業發展規劃綱要（2015—2020）》要求，切實加強各類地方志資料的收集、整理、歸檔、保存、利用工作的常態化管理與建設，從2016年開始，我市建立地方志資料年度歸檔備案制度。現通知如下：

一、明確范圍

凡在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表簿冊、照片以及與本單位工作相關的文件等均納入歸檔備案范圍。主要包括：

（一）本單位制定的法規政策性和主要職能活動中形成的重要會議、重大活動及重要業務文件材料和一般性的文件材料。

（二）本單位關于重要問題的請示與上級單位的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。

（三）本單位機構演變、人事任免等文件材料；人事管理工作形成的一般性文件和一般性事務管理文件材料。

（四）本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料等。

（五）上級單位制發的屬于本單位主管業務的重要文件材料和屬于本單位主管業務的一般性文件材料。

（六）同級單位、下級單位關于重要業務問題的來函、請示與本單位的復函、批復等文件材料。一般性問題的請示與上級的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。

（七）上級單位和同級單位制發的非本單位主管業務但要貫徹執行的文件材料。

（八）下級單位報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

二、規范歸檔

各單位要按照《保定市歸檔文件整理實施辦法》（保市政辦﹝2002﹞18號）的要求，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料齊全完整，按年度整理歸檔。要按會議文件、業務文件、圖表簿冊、照片、出版物等合理歸類，分別造冊。

三、統一存放

各單位要明確專職或兼職人員負責檔案管理工作，要將分散在各業務處室、個人手中和散存其他地方的、符合歸檔范圍的檔案資料，及時收集歸檔，集中保存在單位檔案室（館），統一管理。

四、上報備案

各單位于每年6月底之前，將上年度歸檔資料填寫地方志資料收集歸檔備案清單，經本單位主管領導簽字并加蓋單位公章后，報送市地方志辦公室備案。聯系電話（傳真）：5908550。

五、切實做好撤并及新建單位資料歸檔工作

凡撤銷的單位，要及時通知市檔案局和市地方志辦公室，在其指導下對資料進行全面整理，形成資料檔案，在檔案整體報送市檔案館的同時，填寫資料清單，報市地方志辦公室備案。

凡合并單位，要對原單位檔案資料及時進行全面整理，整體移交歸并到新單位，并造冊登記，填寫資料清單，報市地方志辦公室備案。

凡新建單位，要在次年按要求將歸檔資料填寫資料清單，報市地方志辦公室備案。

六、進一步做好志書史料收集保管工作

保定市方志館去年3月落成開館以來，受到各級領導和各界人士的關注，已成為一處開放性、服務性、公眾化的文化基礎設施。目前，正抓緊進行展室升級建設，為進一步豐富館藏，做好志書史料的收集、整理、展示工作，特面向全市征集各類志書史料。凡截至2016年已正式出版的各類志書及史料，1985年第一輪修志以來各部門、單位、企業、各縣（市、區）內部印刷的志書及史料（包括內部印刷稿、征求意見稿），均列入征集范圍。望各部門、單位、各縣（市、區）將上述志書及史料保存情況，及時與市方志辦聯系。凡個人捐贈的，均由市方志辦和市方志館授予捐贈證書。（市方志館接收電話：2039891）

附件：地方志資料收集歸檔備案清單

保定市人民政府辦公廳

2016年7月22日

附件：

地方志資料收集歸檔備案清單

（      年度）

單位：                 主管領導：          單位蓋章